現代の企業では、業務知識の管理と共有が組織の競争力を左右する重要な要素となっています。しかし、多くの組織では業務プロセスや手順が文書や Excel ファイルに分散し、新入社員の理解促進や業務改善に課題を抱えているのではないでしょうか。

そこで注目されているのが、Mermaid 記法による図解機能とNotion のナレッジベース機能を組み合わせたアプローチです。この組み合わせにより、複雑な業務知識を視覚的にわかりやすく整理し、チーム全体で効率的に管理できるようになります。

本記事では、実際の導入手順から運用のコツまで、実践的な観点から Mermaid × Notion によるナレッジベース構築術を詳しく解説いたします。

背景

企業における業務知識の分散化問題

現代の企業では、業務に関する知識や情報が様々な場所に散在している状況が深刻化しています。部門ごとに異なるツールを使用し、個人のローカルファイルに重要な情報が保存されているケースも少なくありません。

以下の図は、典型的な企業での業務知識分散状況を示しています。

mermaidCopy codeflowchart TD
    A[業務知識] --> B[Excel・Word文書]
    A --> C[個人フォルダ]
    A --> D[メール・チャット]
    A --> E[部門別システム]
    A --> F[紙資料]

    B --> G[バージョン管理困難]
    C --> H[属人化・アクセス困難]
    D --> I[検索性の低下]
    E --> J[システム間の分断]
    F --> K[デジタル化未対応]

    style A fill:#ff9999
    style G fill:#ffcccc
    style H fill:#ffcccc
    style I fill:#ffcccc
    style J fill:#ffcccc
    style K fill:#ffcccc

図で理解できる要点：

• 業務知識が 5 つの主要な場所に分散している
• 各場所がそれぞれ固有の問題を抱えている
• 情報のサイロ化が組織全体の効率性を低下させている

この分散化により、新入社員の育成に時間がかかり、業務の標準化も困難になっています。また、ベテラン社員の退職時には貴重な知識が失われるリスクも高まります。

従来の知識管理手法の限界

従来の知識管理では、主に以下のような手法が採用されてきました。

#	手法	メリット	課題
1	文書ベース管理	詳細情報の記録可能	更新頻度の低下、検索困難
2	表計算ソフト活用	構造化された情報整理	複雑な関係性の表現限界
3	専用システム導入	高機能・セキュア	導入コスト高、操作習得困難
4	Wiki 型ツール	協働編集・履歴管理	図解機能の不足、学習コスト

これらの手法は個別には優れた特徴を持っていますが、現代の複雑な業務環境では以下の根本的な課題があります。

情報の視覚化不足 文字ベースの情報だけでは、複雑な業務フローや組織間の関係性を直感的に理解することが困難です。

更新作業の煩雑さ 図表作成には専門的なスキルが必要で、更新作業が特定の担当者に依存してしまいます。

ツール間の連携不足 異なるツール間でのデータ連携ができず、情報の同期や一元管理が実現できません。

課題

企業の業務知識管理において、以下の 3 つの主要な課題が組織の成長を阻害しています。

業務フローの可視化困難

多くの企業では、業務プロセスが口頭伝承や簡単なメモに依存しており、全体像を把握することが困難な状況にあります。

以下の図は、従来の業務フロー管理の課題を可視化したものです。

mermaidCopy codestateDiagram-v2
    [*] --> 口頭伝承
    口頭伝承 --> 部分的理解
    部分的理解 --> 作業ミス
    作業ミス --> 品質低下

    口頭伝承 --> 属人化
    属人化 --> 引継ぎ困難
    引継ぎ困難 --> 業務停滞

    部分的理解 --> 非効率作業
    非効率作業 --> 生産性低下

    品質低下 --> [*]
    業務停滞 --> [*]
    生産性低下 --> [*]

図で理解できる要点：

• 口頭伝承から始まる負の連鎖が 3 つのパターンで発生している
• 最終的に品質低下、業務停滞、生産性低下という深刻な問題に発展する
• 根本原因である「業務フローの可視化不足」の解決が急務

特に以下のような場面で課題が顕著に現れます。

新入社員の研修時 複雑な承認フローや例外処理の説明に長時間を要し、理解度にばらつきが生じます。

業務改善検討時 現状のプロセス全体を把握できないため、ボトルネックの特定や改善案の検討が困難になります。

監査・コンプライアンス対応時 業務手順の文書化が不十分で、外部監査への対応に時間とコストがかかります。

知識の属人化・サイロ化

組織内の重要な業務知識が特定の個人に集中し、部門間での情報共有が不十分な状況が深刻化しています。

#	属人化の種類	影響範囲	リスクレベル
1	業務手順の詳細	部門内	中
2	顧客対応ノウハウ	部門間	高
3	システム操作方法	全社	高
4	緊急時対応手順	全社	極高

この属人化により、以下のような問題が発生しています。

業務継続リスクの増大 キーパーソンの急病や退職時に、重要な業務が停止するリスクがあります。

スキルアップの機会不均等 一部の社員に知識が集中することで、他の社員の成長機会が制限されます。

意思決定の遅延 情報を持つ担当者の不在時に、重要な判断が下せない状況が発生します。

更新作業の煩雑さ

業務手順や組織構造の変更に伴う資料更新作業が、多大な時間とコストを要している現状があります。

更新作業における主な課題は以下の通りです。

多数ファイルの手動更新 一つの変更に対して、複数の文書やファイルを個別に更新する必要があります。

図表作成の技術的ハードル 専用ソフトウェアの習得が必要で、作成可能な担当者が限定されます。

バージョン管理の複雑さ 複数の担当者が同時に編集すると、バージョンの競合や情報の不整合が発生します。

解決策

これらの課題を解決するために、Mermaid と Notion を組み合わせたアプローチが注目されています。この統合ソリューションは、従来の課題を根本的に解決し、効率的なナレッジベース構築を実現します。

Mermaid による可視化と Notion 連携のメリット

Mermaid と Notion の組み合わせは、以下の図に示すような相乗効果を生み出します。

mermaidCopy codeflowchart LR
    subgraph Mermaid特徴
        A1[テキストベース図表作成]
        A2[バージョン管理対応]
        A3[学習コスト低]
        A4[多様な図表タイプ]
    end

    subgraph Notion特徴
        B1[リッチエディタ]
        B2[データベース機能]
        B3[チーム協働機能]
        B4[検索・タグ機能]
    end

    subgraph 統合効果
        C1[直感的理解促進]
        C2[リアルタイム更新]
        C3[アクセス性向上]
        C4[保守性確保]
    end

    A1 --> C1
    A2 --> C2
    B3 --> C2
    B1 --> C1
    A3 --> C3
    B4 --> C3
    A4 --> C4
    B2 --> C4

図で理解できる要点：

• Mermaid の 4 つの特徴と Notion の 4 つの特徴が相互に作用している
• 統合により 4 つの主要な効果が生まれている
• テキストベースの図表作成とリッチエディタの組み合わせが特に効果的

テキストベースによる保守性 図表をコードとして管理できるため、変更履歴の追跡や差分確認が容易になります。

即座の反映・更新 Notion 内での Mermaid 記述の変更が即座に図表に反映され、リアルタイムでの協働編集が可能です。

学習コストの最小化 基本的な記法を覚えるだけで、専門的な図表作成ツールと同等の成果物を作成できます。

一元化アーキテクチャの設計思想

効果的なナレッジベース構築のために、以下の設計思想に基づいたアーキテクチャを採用します。

#	設計原則	実装方法	期待効果
1	単一情報源(SSOT)	Notion を中央リポジトリとして活用	情報の一意性確保
2	階層的構造	ページ階層とデータベースの組み合わせ	情報の体系的整理
3	視覚的表現	Mermaid 図表の戦略的配置	理解度の向上
4	検索可能性	タグ・プロパティの統一運用	情報発見の効率化

情報の階層化戦略 部門 → プロセス → 手順の 3 層構造により、情報を体系的に整理し、必要な情報への迅速なアクセスを実現します。

関連性の可視化 業務プロセス間の依存関係や影響範囲を Mermaid 図で明確に表現し、全体最適化の観点からの意思決定をサポートします。

更新フローの標準化 変更管理プロセスを明確に定義し、情報の整合性を保ちながら継続的な改善を可能にします。

具体例

ここからは、実際に Mermaid × Notion を活用したナレッジベース構築の手順を、段階的に詳しく解説していきます。各ステップで具体的な設定方法とコード例を示しますので、すぐに実践できる内容となっています。

基本セットアップ

Notion 環境の準備

まず、ナレッジベース用の Notion ワークスペースを整備します。効果的なワークスペース構成のために、以下の手順で進めていきます。

ワークスペース構造の設計

typescriptCopy code// Notion ワークスペース構造（概念図）
interface WorkspaceStructure {
  root: 'ナレッジベース';
  departments: {
    name: string;
    processes: ProcessDefinition[];
    members: TeamMember[];
  }[];
  templates: {
    processFlow: string;
    organizationChart: string;
    procedureDocument: string;
  };
}

基本ページ階層の作成

以下の階層構造でページを作成します。

#	階層レベル	ページ名	用途
1	Level 1	ナレッジベース（ルート）	全体管理・索引
2	Level 2	部門別ページ	部門固有の情報管理
3	Level 3	プロセス別ページ	業務プロセス詳細
4	Level 4	手順書ページ	具体的な作業手順

権限設定の構成

javascriptCopy code// 権限マトリックス設定例
const permissionMatrix = {
  全社共通: {
    view: ['全メンバー'],
    edit: ['管理者', '部門長'],
    admin: ['システム管理者'],
  },
  部門固有: {
    view: ['部門メンバー', '管理者'],
    edit: ['部門メンバー'],
    admin: ['部門長', 'システム管理者'],
  },
};

Mermaid ブロックの設定方法

Notion 内での Mermaid 図表作成の基本設定を行います。

Mermaid ブロックの挿入手順

markdownCopy code1. Notion ページ内で「/」を入力
2. 「code」を選択
3. 言語設定で「mermaid」を選択
4. Mermaid 記法でコードを記述

基本的な Mermaid 記法の確認

mermaidCopy codeflowchart TD
    A[開始] --> B{条件判定}
    B -->|Yes| C[処理A]
    B -->|No| D[処理B]
    C --> E[終了]
    D --> E

業務フロー図作成

実際の業務プロセスを Mermaid で可視化する方法を解説します。

フローチャートの作成手順

承認フローの例

以下は、一般的な稟議承認フローを Mermaid で表現した例です。

mermaidCopy codeflowchart TD
    申請[申請書作成] --> 直属上司{直属上司承認}
    直属上司 -->|承認| 金額判定{金額チェック}
    直属上司 -->|差戻| 修正[内容修正]
    修正 --> 申請

    金額判定 -->|100万円未満| 部門長{部門長承認}
    金額判定 -->|100万円以上| 役員{役員承認}

    部門長 -->|承認| 総務{総務確認}
    部門長 -->|差戻| 修正

    役員 -->|承認| 総務
    役員 -->|差戻| 修正

    総務 -->|問題なし| 承認完了[承認完了]
    総務 -->|要修正| 修正

この図表により、複雑な承認フローが一目で理解できるようになります。新入社員でも迷うことなく手続きを進められるでしょう。

条件分岐の詳細化

mermaidCopy codeflowchart LR
    subgraph 金額別承認ルート
        A[申請金額] --> B{10万円未満}
        B -->|Yes| C[課長承認のみ]
        B -->|No| D{100万円未満}
        D -->|Yes| E[部門長承認まで]
        D -->|No| F[役員承認必要]
    end

シーケンス図での業務手順可視化

時系列での業務手順や関係者間のやり取りを明確にするために、シーケンス図を活用します。

顧客対応プロセスの例

mermaidCopy codesequenceDiagram
    participant 顧客
    participant 営業
    participant 技術部
    participant 管理部

    顧客->>営業: 問い合わせ
    営業->>技術部: 技術的検討依頼
    技術部->>営業: 検討結果回答
    営業->>管理部: 見積依頼
    管理部->>営業: 見積書作成
    営業->>顧客: 提案書・見積書送付
    顧客->>営業: 契約締結

図で理解できる要点：

• 4 つの関係者間での情報フローが時系列で整理されている
• 各ステップでの責任者が明確になっている
• 顧客との接点が営業部門に集約されている構造が可視化されている

組織図・関係図構築

部門間連携の図解化

複雑な組織構造や部門間の関係性をわかりやすく表現します。

組織階層図の作成

mermaidCopy codeflowchart TD
    subgraph 経営層
        CEO[代表取締役]
        CTO[技術責任者]
        CFO[財務責任者]
    end

    subgraph 事業部門
        営業部[営業部]
        開発部[開発部]
        管理部[管理部]
    end

    subgraph サポート部門
        人事部[人事部]
        総務部[総務部]
        経理部[経理部]
    end

    CEO --> 営業部
    CEO --> 管理部
    CTO --> 開発部
    CFO --> 経理部
    CFO --> 人事部
    CFO --> 総務部

部門間連携マトリックス

#	部門	営業部	開発部	管理部	人事部
1	営業部	-	要件定義	契約管理	採用協力
2	開発部	技術支援	-	進捗報告	スキル評価
3	管理部	予算管理	品質管理	-	労務管理
4	人事部	営業研修	技術研修	管理研修	-

責任範囲の明確化

RACI（Responsible, Accountable, Consulted, Informed）モデルを用いて、各業務における責任範囲を明確にします。

mermaidCopy codeflowchart LR
    subgraph プロジェクト管理責任
        PM[プロジェクトマネージャー]
        TL[技術リーダー]
        QA[品質保証担当]
        営業[営業担当]
    end

    subgraph 責任レベル
        R[Responsible<br/>実行責任]
        A[Accountable<br/>説明責任]
        C[Consulted<br/>相談対象]
        I[Informed<br/>報告対象]
    end

    PM --> A
    TL --> R
    QA --> C
    営業 --> I

データベース連携

Notion のデータベース機能と Mermaid 図表を連動させ、より動的で保守性の高いナレッジベースを構築します。

Notion データベースと Mermaid 図の連動

プロセス管理データベース

javascriptCopy code// Notionデータベース構造例
const processDatabase = {
  properties: {
    プロセス名: { type: 'title' },
    担当部門: { type: 'select' },
    優先度: { type: 'select' },
    最終更新日: { type: 'date' },
    関連プロセス: { type: 'relation' },
    ステータス: { type: 'select' },
  },
};

動的図表生成の仕組み

データベースの情報を基に、自動的に更新される図表を作成できます。

mermaidCopy codeflowchart TD
    subgraph データソース
        DB[(Notionデータベース)]
        プロセス1[受注プロセス]
        プロセス2[開発プロセス]
        プロセス3[納品プロセス]
    end

    DB --> プロセス1
    DB --> プロセス2
    DB --> プロセス3

    プロセス1 --> 図表更新[自動図表更新]
    プロセス2 --> 図表更新
    プロセス3 --> 図表更新

自動更新システムの構築

テンプレート活用による効率化

markdownCopy code# プロセステンプレート

## 基本情報

- プロセス名: [名称]
- 担当部門: [部門名]
- 開始条件: [条件]
- 終了条件: [条件]

## フロー図

```mermaid
flowchart TD
    開始 --> 処理1
    処理1 --> 判定
    判定 -->|条件A| 処理2A
    判定 -->|条件B| 処理2B
    処理2A --> 終了
    処理2B --> 終了
```

## 関連資料

- 手順書: [リンク]
- 様式: [リンク]
- 問い合わせ先: [連絡先]

更新ワークフローの標準化

#	ステップ	担当者	期限	成果物
1	変更要求受付	プロセスオーナー	即日	変更要求書
2	影響範囲分析	関連部門	3 日以内	影響分析書
3	図表更新実施	ドキュメント管理者	5 日以内	更新済み図表
4	レビュー・承認	部門長	7 日以内	承認記録
5	全体周知	プロセスオーナー	10 日以内	周知完了報告

まとめ

導入効果と運用のポイント

Mermaid × Notion によるナレッジベース構築により、以下の具体的な効果を期待できます。

定量的効果

#	指標	従来	導入後	改善率
1	新入社員研修期間	2 ヶ月	1 ヶ月	50%短縮
2	業務手順書更新時間	8 時間	2 時間	75%短縮
3	情報検索時間	15 分	3 分	80%短縮
4	プロセス理解度	60%	90%	50%向上

定性的効果

組織全体の知識レベル向上 視覚的でわかりやすい資料により、全社員の業務理解度が大幅に向上します。

業務品質の安定化 標準化されたプロセスにより、属人的な業務品質のばらつきが解消されます。

意思決定の迅速化 全体像が把握しやすくなることで、改善点の特定や意思決定が迅速に行えるようになります。

成功のためのベストプラクティス

段階的導入の重要性 一度に全てを変更するのではなく、重要度の高いプロセスから順次導入することが成功の鍵です。

継続的な改善体制 月次でのレビュー会議を設置し、利用状況の確認と改善点の洗い出しを継続的に行いましょう。

ユーザートレーニングの充実 Mermaid 記法の基本的な書き方講習会を定期開催し、全社員が活用できる環境を整備することが重要です。

この統合アプローチにより、あなたの組織でも効率的で持続可能なナレッジベースの構築が実現できるでしょう。まずは小さなプロセスから始めて、徐々に適用範囲を広げていくことをお勧めいたします。

関連リンク

公式ドキュメント・参考資料

Mermaid 関連

• Mermaid 公式ドキュメント
• Mermaid 記法リファレンス
• Mermaid ライブエディタ

Notion 関連

• Notion 公式ヘルプセンター
• Notion テンプレートギャラリー
• Notion API 仕様書

ナレッジマネジメント

• ナレッジマネジメント導入ガイド
• 業務プロセス可視化ベストプラクティス
• 組織学習理論と実践